Возможно, у вас есть небольшой бизнес, вы продаете что-то лично и хотите предоставить формализованные условия покупки, или ваш босс попросил вас провести исследование и создать соответствующий счет для вашей компании или организации.

Хорошая новость заключается в том, что существует множество способов оформления счета-фактуры или загрузки готового шаблона, который требует незначительной или никакой модификации.

Что мне следует включить?

Часто счет-фактура - это больше, чем запрос на оплату, который в конечном итоге может быть отмечен как заплаченный - это документ, который содержит условия оплаты и другие формализованные соглашения. Звучит как контракт? Это так, и именно поэтому вы должны включить соответствующую информацию.

1. Информация о покупателе. Кто-то, вероятно, дал вам счет-фактуру, в которой не было ничего, кроме вашего имени в разделе покупателя. Для небольших покупок это нормально, но для крупных транзакций этого недостаточно. В качестве продавца укажите всю необходимую идентифицирующую информацию, включая имя покупателя, имя, адрес, номер телефона, адрес электронной почты, идентификационный номер налогоплательщика, номер счета и любые другие внутренние идентификаторы.

Это не только точно идентифицирует человека для юридических целей, но если у бизнеса есть большое количество клиентов, это делает бухгалтерию быстрее и точнее.

2. Описание продукта или услуги . Будьте настолько конкретны, насколько это необходимо, чтобы позже не было замешательства.

3. Количество. Не только общая сумма, но и перечень всех сборов, включая количество и стоимость единицы, если вы продаете более одной единицы товара. Элементация сокращает количество телефонных звонков и сообщений электронной почты, связанных с фактурой.

4. Две даты: когда был создан счет-фактура и установленный срок. Дата создания помогает вашему бухгалтеру назначить транзакцию на соответствующий месяц. Дата платежа позволяет вам взыскать штраф за просрочку платежа, если он заключен в договор.

5. Платежная информация. Как человек должен платить вам? Каков ваш предпочтительный метод? Если они платят кредитной картой или другим способом, кроме чека, могут ли они перейти на ваш сайт? Дайте покупателю варианты, но сделайте процесс оплаты простым, быстрым и без проблем.

6. Отраслевая информация. Если вы работаете в сфере услуг - например, консультант - вы можете указать количество часов, потраченных на проект. Включите любую информацию, которую обычно включали другие в вашей отрасли.

7. Название вашей компании, контактная информация и логотип. Просто потому, что это счет-фактура, это не значит, что вы не можете рекламировать. Вы не знаете, сколько людей, обрабатывающих счет, может быть заинтересовано в том, что вы делаете. Включите логотип своей компании над вашей контактной информацией. Некоторые предприятия включают примечание внизу счета-фактуры, в котором упоминаются предстоящие продажи или события.

8. Номер счета-фактуры. Это позволяет вам и покупателю отслеживать этот конкретный счет.

Выделите важные точки

Дизайнеры-ветераны знают, как привлечь читателя к важной информации. В счете-фактуре три наиболее важные части - это название вашей компании и контактная информация, срок и сумма. Другая информация важна, но показывая лицо, получающее счета, которое обрабатывает многие счета-фактуры каждый день, самая важная информация может ускорить оплату вашего счета. Если они должны отправить его кому-то еще для уточнения, вы будете ждать дольше для оплаты.

Поиск шаблонов

Быстрый поиск Google покажет много вариантов. Такие программы, как Microsoft Office, имеют настраиваемый шаблон, встроенный в их программное обеспечение, и вы можете найти сайты с шаблонами, готовыми к загрузке и открытию в Office.

Cashboard - Cashboard предлагает загружаемый шаблон, который вы можете открыть в Microsoft Word. Шаблоны просты, но настраиваются.

Invoiceberry - Шаблоны для Office, Open Office и Excel

Microsoft. Если вам не нравится шаблон, который поставляется с Microsoft Office, перейдите в галерею шаблонов Microsoft для получения дополнительных параметров.

Помимо Microsoft Office, в Документах Google есть шаблоны на выбор в галерее шаблонов, а у Apple есть варианты для приложений производительности.

Некоторые веб-сайты позволяют создавать, печатать, сохранять и отправлять счета непосредственно со своего сайта. Не нужно иметь другую программу, кроме веб-браузера.

Paydirt -Paydirt - онлайн-платежная платформа. Хотя платная услуга, компания позволяет бесплатно создать счет-фактуру.

Invoiced - Invoiced позволяет создавать и хранить счета-фактуры без создания учетной записи. Используя локальный кеш вашего интернет-браузера, вы можете редактировать прошлые счета-фактуры. (Если вы очистите историю своего браузера, все счета будут потеряны. Будьте осторожны.)

Другие параметры выставления счетов

PayPal имеет надежный механизм выставления счетов, встроенный в свою платформу, а учетные приложения, такие как QuickBooks, позволяют оплачивать счета на своей платформе , Использование программного обеспечения учета позволяет связать счет-фактуру с учетной записью клиента.

Итог

Помните дни, когда у фирм были квитанции? Те дни прошли. Сегодня с помощью шаблонов, приложений и бухгалтерского программного обеспечения значительно упрощается выставление счетов-фактур, которые не только выставляют счета, но и организуют и генерируют отчеты, которые позволяют отслеживать неоплаченные счета-фактуры.

Некоторые предварительно разработанные шаблоны счетов могут не включать все перечисленные выше элементы; убедитесь, что вы выбрали тот, который имеет то, что вам нужно для вашего бизнеса или услуги. Для получения дополнительной информации прочитайте Запуск малого бизнеса: сохранение записей .