Финансовым консультационным фирмам необходимо активизировать свою игру, когда речь заходит о наблюдении за новыми коммуникационными платформами, такими как социальные сети и обмен мгновенными сообщениями, исследованиями поставщиков решений Smairs. В отчете 2016, посвященном обзору соответствия электронным коммуникациям , выявлены пробелы в соблюдении требований и какие фирмы необходимо делать.

Ключевые выводы

Вот некоторые ключевые выводы из отчета. (Подробнее см. Ниже: Головные уборы для финансовых консультантов .)

• Как никогда важно контролировать соблюдение, но работа также становится более сложной. Для выполнения обязательств команды по соблюдению получают место за столом с персоналом, информационными технологиями и персоналом по маркетингу.
• Есть больше способов общения, чем когда-либо. Социальные медиа, текстовые сообщения и мгновенные сообщения предоставляют каналы, расширяющие периметр соблюдения. Если есть пробелы в надзоре, фирмы могут подвергаться риску соблюдения.
• Департаменты по соблюдению обеспокоены тем, что их методы надзора за соблюдением коммуникаций не ускоряются, что нынешние подходы не будут определять риски в организациях и что они не могут эффективно концентрировать ресурсы на тех областях, которые представляют наибольшую опасность для фирмы. Обзор сообщений - это особая проблема.

Исследование Smarsh, которое рассматривает удержание и контроль электронных коммуникаций, находится на шестом году. Хотя из года в год сохраняются некоторые проблемы, такие как усиление регулирующего контроля и проблема адаптации к новым каналам связи, новые тенденции вызывают новые проблемы. «Разрывы в области политики, правоприменения и удержания остаются высокими, в результате чего фирмы становятся уязвимыми перед необнаруженными мошенничеством, ошибками и штрафами за соблюдение нормативных требований», - утверждает Смарш.

И эти штрафы растут. Smarsh сказал, что штрафы, переданные Управлением по регулированию финансовой индустрии в связи с делами электронной связи, выросли более чем в два раза в период между 2008 и 2015 годами, когда они составляли 6 долларов США. 2 миллиона. Исследование показало, что пятерка проблем, связанных с соблюдением электронных коммуникаций, связана с усилением контроля со стороны регулирующих органов, необходимостью сбалансировать конфиденциальность сотрудников в отношении обязательств по надзору, появление новых каналов связи, угрозы кибербезопасности, создаваемые платформами электронных сообщений, и недостаточные людские ресурсы для удовлетворения потребности в контроле над соблюдением. (Подробнее см. Ниже: FINRA на пути к записи года штрафов .)

Кроме того, эти ресурсы не обременены только функциями соблюдения. Смарш сказал, что 65% респондентов заявили, что функции соблюдения отвечают за обработку запросов на электронное обнаружение или другие деловые цели.Менее 10% респондентов заявили, что ожидают значительного увеличения ресурсов в ближайшие 12 месяцев. Более четверти заявили, что недостаточные бюджеты являются главной проблемой, а 38% заявили, что нехватка людских ресурсов вызывает озабоченность, по сравнению с 30% в прошлом году.

The Compliance Perimeter

Smarsh говорит, что главная проблема в расширении периметра соблюдения - набор электронных каналов и устройств, которые использует организация, которые требуют политики управления, сохранения и контроля. Но то, что определяет, является ли сообщение деловой личностью, является его содержание, то есть сотрудники по соблюдению должны контролировать многие типы сообщений, даже на личных устройствах или в социальных сетях. В этой области был достигнут определенный прогресс, отмечает Смарх. Число компаний с политикой, регулирующей платформы веб-конференций, увеличилось до 61% в 2016 году, по сравнению с 50% в 2015 году. Но «эти пробелы не закрываются», - заключает исследование. Процент фирм, имеющих системы архивации или контроля для новых каналов связи, оставался застойным, а в некоторых случаях сокращался с 2014 по 2016 год.

Источники риска

Сорок восемь процентов респондентов заявили, что социальные сети являются лучшим каналом предполагаемого риска соблюдения. Даже когда социальные сети запрещены, значительная часть респондентов заявили, что у них будет минимальная уверенность в том, что они могут доказать, что запрет работает. Смары предупреждают, что фирмы, которые разрешают, но не архивируют социальные сети, не могут выполнять свои обязательства.

Практический результат

В соответствии с правилами Комиссии по ценным бумагам и биржам, предназначенным для защиты инвесторов, фирмы должны архивировать электронные деловые коммуникации в неперезаписываемом и не стираемом формате (WORM) не менее трех лет и выполнять риск- основанный на переписке и внутренних сообщениях. Но с учетом экспоненциального увеличения объема сообщений и новых каналов пробелы в удержании и наблюдении считаются неизбежными. «Если говорить откровенно, надзор нарушается», - сказал генеральный директор Стивен Смарш. (Подробнее см. Ниже: SEC принудительно записывает количество случаев, когда штрафы остаются плоскими .)