Система бухгалтерской информации (AIS) - это структура, которую бизнес использует для сбора, хранения, управления, обработки, извлечения и представления своих финансовых данных, чтобы ее могли использовать бухгалтеры, консультанты, бизнес аналитиков, менеджеров, главных финансовых директоров (финансовых директоров), аудиторов и регулирующих и налоговых органов. В частности, специально обученные бухгалтеры работают с AIS для обеспечения наивысшего уровня точности в финансовых транзакциях и ведении учета компании и для облегчения доступа к финансовым данным тем, кто на законных основаниях нуждается в доступе к нему, при сохранении целостности и безопасности данных. В этой статье будут описаны основные компоненты AIS и некоторые из его реальных приложений.

Учебное пособие: Финансовая отчетность

Компоненты информационной системы учета
Системы бухгалтерской информации обычно состоят из шести основных частей: люди, процедуры и инструкции, данные, программное обеспечение, информационные технологии инфраструктуры и внутреннего контроля. Давайте подробно рассмотрим каждый компонент.

Люди
Люди в AIS - это просто пользователи системы. Специалисты, которые могут использовать AIS организации, включают бухгалтеров, консультантов, бизнес-аналитиков, менеджеров, главных финансовых директоров и аудиторов. (Подробнее … Что делает главный финансовый директор? )

AIS помогает различным подразделениям внутри компании работать вместе. Например, руководство может устанавливать цели продаж, для которых сотрудники могут затем заказывать соответствующую сумму инвентаря. Приказ об инвентаризации уведомляет бухгалтерский отдел о новой оплате. Когда продажи производятся, продавцы могут вводить заказы клиентов, бухгалтерский учет может выставлять счета клиентам, склад может собрать заказ, отдел отгрузки может отправить его, а бухгалтерия получит уведомление о новой дебиторской задолженности. Отдел обслуживания клиентов может отслеживать поставки клиентов, и система может создавать отчеты о продажах для управления. Менеджеры также могут видеть затраты на инвентарь, стоимость доставки, производственные затраты и т. Д.

С хорошо спроектированной АИС, каждый в пределах организации, которая уполномочена сделать это, может получить доступ к одной и той же системе и получить ту же информацию. AIS также упрощает получение информации людям за пределами организации, когда это необходимо. Например, консультанты могут использовать информацию в AIS для анализа эффективности структуры ценообразования компании путем изучения данных о затратах, данных о продажах и доходах. Кроме того, аудиторы могут использовать данные для оценки внутреннего контроля, финансового состояния компании и соблюдения Закона Сарбейнса-Оксли (SOX). (Узнайте больше о правилах бухгалтерского учета, проверьте Финансовая история: рост современного учета .)

АИС должна быть разработана для удовлетворения потребностей людей, которые будут ее использовать.Система также должна быть проста в использовании и должна улучшать, а не препятствовать эффективности.

Процедура и инструкции
Процедура и инструкции AIS - это методы, которые он использует для сбора, хранения, извлечения и обработки данных. Эти методы будут выполняться как вручную, так и автоматически, и данные могут поступать как из внутренних источников (например, сотрудников), так и из внешних источников (например, онлайн-заказов клиентов). Процедуры и инструкции будут закодированы в ПО AIS; они также должны быть «закодированы» сотрудниками посредством документации и обучения. Процедуры и инструкции должны соблюдаться последовательно, чтобы быть эффективными.

Чтобы хранить информацию, AIS должна иметь структуру базы данных, такую ​​как структурированный язык запросов (SQL), язык компьютера, обычно используемый для баз данных. АИС также потребует различные экраны ввода для разных типов пользователей системы и различных типов ввода данных, а также различные форматы вывода для удовлетворения потребностей разных пользователей и различных типов информации. (Мне кажется, что вам интересна работа в качестве финансового слуха? Подробнее в Раскрытие карьеры в судебном учете .)

Данные
Данные, содержащиеся в AIS, - это вся финансовая информация, относящаяся к деловой практики организации. Любые бизнес-данные, которые влияют на финансы компании, должны поступать в AIS. Данные, включенные в AIS, будут зависеть от характера бизнеса, но могут состоять из следующего:

• заказы клиента
• заявления о выставлении счетов клиентов
• отчеты об анализе продаж
• заявки на покупку
• счета-фактуры поставщика
• контрольные регистры
• основная книга
• данные инвентаризации
• информация о платежной ведомости
• хронометраж
• налоговая информация

Эти данные затем могут использоваться для подготовки бухгалтерских отчетов и отчетов, таких как старение дебиторской задолженности, графики амортизации / амортизации, пробный баланс, прибыль и убытки и т. д. Наличие всех этих данных в одном месте - в AIS - облегчает ведение учета, отчетности, анализа, аудита и принятия решений в бизнесе. Чтобы данные были полезными, они должны быть полными, правильными и релевантными.

С другой стороны, примеры данных, которые не вошли бы в AIS, включают в себя заметки, корреспонденцию, презентации и руководства. Эти документы могут иметь касательное отношение к финансам компании, но исключая стандартные сноски, они не являются частью финансовой отчетности компании.

Программное обеспечение
Программный компонент AIS - это компьютерные программы, используемые для хранения, получения, обработки и анализа финансовых данных компании. До того, как появились компьютеры, AIS были ручными, бумажными системами, но сегодня большинство компаний используют компьютерное программное обеспечение в качестве основы для AIS. Малые предприятия могут использовать Quickbooks Intuit, Sage Peachtree Accounting или Microsoft Small Business Accounting, но есть и многие другие. Предприятия малого и среднего бизнеса могут использовать бизнес SAP Business One. Компании среднего и крупного бизнеса могут использовать Microsoft Dynamics GP, SAS Group MAS 90 или MAS 200, Oracle Peoplesoft или Epicor Financial Management.

Качество, надежность и безопасность являются ключевыми компонентами эффективного программного обеспечения AIS. Менеджеры полагаются на информацию, которую он выводит, чтобы принимать решения для компании, и для получения обоснованных решений необходима высококачественная информация.

Программные программы AIS могут быть настроены для удовлетворения уникальных потребностей различных типов бизнеса. Если существующая программа не отвечает потребностям компании, программное обеспечение также может разрабатываться собственными силами с существенным вкладом от конечных пользователей или может быть разработано сторонней компанией специально для организации. Система может быть передана на аутсорсинг специализированной компании.

Для публично торгуемых компаний, независимо от того, какую программу и варианты настройки выбирает бизнес, правила Сарбейнса-Оксли будут в некоторой степени определять структуру АИС. Это объясняется тем, что правила SOX устанавливают процедуры внутреннего контроля и аудита, которые должны соблюдать публичные компании.

Инфраструктура информационных технологий
Инфраструктура информационных технологий - просто причудливое название аппаратного обеспечения, используемого для управления информационной системой учета. Большинство из этих аппаратных элементов - это то, что бизнес должен иметь в любом случае - они включают персональные компьютеры, серверы, принтеры, сетевые фильтры, маршрутизаторы, носители данных и, возможно, резервное питание. В дополнение к стоимости, факторы, которые следует учитывать при выборе оборудования, включают скорость, возможности хранения и возможность расширения и обновления. (Думать о том, чтобы стать бухгалтером? Читайте, Покупки для сертификации бухгалтерского учета .)

Возможно, самое главное, аппаратное обеспечение, выбранное для AIS, должно быть совместимо с программным обеспечением. В идеале это будет не просто совместимо, но оптимально, неуклюжая система будет гораздо менее полезной, чем скоростная. Один из способов бизнеса может легко удовлетворить требования к совместимости оборудования и программного обеспечения - это приобретение системы «под ключ», которая включает в себя как аппаратное, так и программное обеспечение, которое требуется бизнесу. Покупка системы «под ключ» означает, теоретически, что бизнес получит оптимальное сочетание аппаратного и программного обеспечения для своей AIS.

Хорошая АИС должна также включать план обслуживания, обслуживания, замены и модернизации компонентов аппаратной системы, а также план утилизации сломанного и устаревшего оборудования, чтобы конфиденциальные данные были полностью уничтожены.

Внутренние элементы управления
Внутренние элементы управления AIS являются мерами безопасности, которые он содержит для защиты конфиденциальных данных. Они могут быть такими же простыми, как пароли или сложными, как биометрическая идентификация. AIS должен иметь внутренние элементы управления для защиты от несанкционированного доступа к компьютеру и ограничения доступа к авторизованным пользователям, которые включают некоторых пользователей внутри компании. Он также должен предотвращать несанкционированный доступ к файлам физическим лицам, которым разрешен доступ только к отдельным частям системы. (Подробнее о личной безопасности см. Защита ваших финансовых документов от бедствий .)

АИС содержит конфиденциальную информацию, принадлежащую не только компании, но также ее сотрудникам и клиентам.Эти данные могут включать номера социального страхования, информацию о зарплате, номера кредитных карт и т. Д. Все данные в AIS должны быть зашифрованы, и доступ к системе должен регистрироваться и контролироваться. Активность системы также должна быть прослеживаемой.

АИС также нуждается в внутренних элементах управления, которые защищают его от компьютерных вирусов, хакеров и других внутренних и внешних угроз безопасности сети. Кроме того, он должен быть защищен от стихийных бедствий и скачков напряжения, которые могут привести к потере данных. (Узнайте, как вы можете получить работу в этом поле, прочитайте Руководство по карьере в информационных системах учета .)

AISs в реальной жизни
Мы видели, как хорошо разработанная AIS позволяет бизнес для бесперебойной работы на ежедневной основе или затрудняет его работу, если система плохо разработана. Третье использование для AIS заключается в том, что когда бизнес находится в затруднении, данные в его AIS могут использоваться для раскрытия истории о том, что пошло не так. Случаи WorldCom и Lehman Brothers приводят два примера.

В 2002 году внутренние аудиторы WorldCom Юджин Морс и Синтия Купер использовали АИС компании, чтобы выявить 4 млрд. Долл. США за счет мошеннических расходов и других учетных записей. Их расследование привело к прекращению деятельности финансового директора Скотта Салливана, а также нового законодательства. (раздел 404 Закона Сарбейнса-Оксли, который регулирует внутренний финансовый контроль и процедуры компаний. (Вам интересна работа в качестве финансового сыщика? Подробнее в Раскрытие карьеры в судебно-медицинской экспертизе .)

При расследовании причин краха Lehman обзор его AIS и других систем данных был ключевым компонентом, а также сборами и обзорами документов и интервью с респондентами. Поиск причин отказа компании «потребовал проведения тщательного расследования и обзор операционных, торговых, оценочных, финансовых, бухгалтерских и других систем данных Lehman ", согласно отчету эксперта из 2, 200 страниц, девяти объемов.

Системы Lehman представляют собой пример того, как AIS должен не . В отчете эксперта Антона Р. Валукаса говорится: «Во время подачи банкротства Леман поддерживал лоскутное шитье из более чем 2 600 программных систем и приложений … Многие из систем Лехмана были тайными, устаревшими или нестандартными. «

Th Эксперт решил сосредоточить свои усилия на 96 системах, которые оказались наиболее актуальными, и для проведения экспертизы потребовалась подготовка, исследование и испытания и ошибка, чтобы научиться пользоваться этими системами. (Также проверьте Пример из практики: Крах братьев Lehman и Внутренний взгляд на внутренних аудиторов .)

В отчете Валукаса также отмечается: «Системы Лехмана были очень взаимозависимыми, но их отношения были трудно расшифровать и не были хорошо документированы. Для получения необходимой информации потребовалось чрезвычайное усилие, чтобы распутать эти системы ».

Заключение
Шесть компонентов AIS работают вместе, чтобы помочь ключевым сотрудникам собирать, хранить, управлять, обрабатывать, извлекать и сообщать свои финансовые данные. Наличие хорошо разработанной и поддерживаемой системы бухгалтерской информации, которая является эффективной и точной, является незаменимым компонентом успешного бизнеса.