a:

Для малого бизнеса с небольшим количеством транзакций опытный владелец бизнеса может использовать Excel в качестве замены для программного обеспечения учета. В Excel есть все инструменты, необходимые для создания и ведения главной книги, но для этого требуется тщательный пользователь и глубокое понимание базового бухгалтерского учета. Согласно журналу Entrepreneur, благодаря разнообразной функциональности Excel он является одним из крупнейших конкурентов для многих бизнес-приложений. Для владельцев бизнеса, которые не уверены в том, что они будут инвестировать в бухгалтерское программное обеспечение, Excel может стать хорошим местом для начала ведения бухгалтерских записей до тех пор, пока не будет приобретено бухгалтерское программное обеспечение.

Простая установка записи должна сначала включать столбцы для даты транзакции, описания транзакции и ссылочного номера, например счета-фактуры или контрольных номеров. В следующих столбцах будут перечислены все учетные записи, которые будут использоваться в течение года. Тщательная мысль должна идти на выбор счетов, так как будет сложно вернуться и внести изменения позже. Слева направо первые учетные записи должны быть отчетами о прибылях и убытках, начиная с доходов и заканчивая расходами. Далее будут учетные записи активов, а затем учетные записи и, наконец, любые счета долевого участия.

В Главной книге используется учетная запись двойного ввода, чтобы отслеживать все транзакции компании, и важно понять эту концепцию, прежде чем начать использовать Excel в качестве главной книги.

Если это новая компания, первой транзакцией, скорее всего, будет капитал, инвестированный в компанию. Например, Джейн решает открыть механический цех. Она накопила 750 000 долларов США, чтобы начать бизнес, и открывает счет по проверке бизнеса средствами.

Используя концепции двойной записи бухгалтерского учета, Джейн знает, что эта транзакция увеличит денежный счет компании, дебетовая запись, и будет компенсирована увеличением собственного капитала, учетной записи кредита. В этой системе Excel все записи дебетов должны записываться как положительные значения, а все записи кредита должны записываться с отрицательными значениями.

Джейн введет дату транзакции и описание, например «Капитальные вложения», в первую строку таблицы. Затем она положит положительную сумму в размере 750 000 долларов в колонку «Денежная» таблица и отрицательная сумма в размере 750 000 долларов США в столбце учетной записи «Собственный капитал» в электронной таблице. В качестве проверки Джейн должна использовать формулу Sum, чтобы гарантировать, что все записи в каждой строке суммируются до $ 0.

Джейн будет продолжать вводить строку для каждой транзакции. Если Джейн закупит оборудование с наличными деньгами компании, она войдет в транзакцию, чтобы отобразить дебетовую или положительную запись в столбце учетной записи «Оборудование», а также в качестве кредитной или отрицательной записи в столбце «Денежные средства».Если она продает услуги по обработке клиенту, она запишет кредит на счет «Доход» и дебет на счет долевого участия.

Сумма для каждой колонки счета должна быть суммирована в нижней части электронной таблицы. Сумму всех счетов доходов можно суммировать для расчета текущей чистой прибыли. Другие столбцы можно суммировать по мере необходимости для расчета, например, совокупных активов, общих обязательств и общего капитала.