Целью программы соблюдения является предотвращение, обнаружение и исправление нарушений законодательства о ценных бумагах. С этой целью инвестиционные консультанты, зарегистрированные в соответствии с разделом 203 Закона об инвестиционных консультантах 1940 года («Закон о советниках»), должны иметь программу соблюдения. Правило 206 (4) -7 Закона о советниках, обычно называемое «правилом соблюдения», имеет три требования:

1. Политики и процедуры: Принять и внедрить письменные политики и процедуры, разумно разработанные для предотвращения, выявления и исправления нарушений регулирование ценных бумаг.
2. Ежегодный обзор: обзор, не реже, чем ежегодно, адекватность политики и процедур и эффективность их осуществления.
3. Главный сотрудник по соблюдению: назначьте человека, ответственного за администрирование программы соответствия фирмы. (Подробнее см. Ниже: Вопросы регулирования для ваших клиентов старения .)

Политика и процедуры соблюдения правил

Политика - это руководящий принцип, используемый для задания направления в организации. Процедура представляет собой ряд шагов, которые следует выполнять в качестве последовательного подхода к достижению желаемого результата в соответствии с политикой. Например, советник может иметь политику, заявляющую, что денежные депозиты не будут приняты. В процедуре указывается, что персонал не должен принимать депозит наличными и должен регистрировать отказ в журнале депозитов. Политики и процедуры являются строительными блоками программы соответствия.

В правиле 206 (4) -7 не указаны конкретные элементы для создания надежной программы соответствия. Скорее, фирма должна анализировать свои отдельные операции, выявлять конфликты интересов и операционные риски своей консультативной деятельности, а затем разрабатывать политику и процедуры и внутренние меры контроля, направленные на устранение этих рисков и конфликтов.

Сотрудники Отдела по управлению инвестициями Комиссии по ценным бумагам и биржам (SEC) предоставили руководство в принятии решения по правилу 206 (4) -7, в котором говорится, что он ожидает, что политика и процедуры советника должны включать по крайней мере положения, касающиеся следующих имеет значение, если применимо, к бизнесу фирмы:

• Процессы управления портфелем, включая распределение инвестиционных возможностей среди клиентов, соблюдение инвестиционных целей и ограничений клиентов и соблюдение нормативных требований.
• Точность раскрытия информации инвесторам, клиентам и регулирующим органам, включая, без ограничения, процессы управления портфелем, выписки по счетам и т. Д.
• Собственная торговля для собственного счета консультанта и персональной торговой деятельности его контролируемого лиц (как определено ниже).
• Потенциальная конверсия или ненадлежащее использование активов клиента сотрудниками советника.
• Создание и обслуживание необходимых книг и записей для предотвращения их несанкционированного изменения, использования или несвоевременного уничтожения.
• Защита конфиденциальности для записей и информации клиента.
• Торговые практики, в том числе процедуры для наилучшего исполнения, использование клиентской брокерской деятельности для получения исследовательских и других услуг (называемых «мягкими долларовыми соглашениями») и распределение агрегированных сделок среди клиентов.
• Маркетинговые практики, в том числе использование адвокатов.
• Оценка клиентских холдингов и оценка сборов на основе этих оценок.
• Планы непрерывности бизнеса.

Советник, зарегистрированный SEC, должен принять кодекс этики, который служит неотъемлемым компонентом программы соответствия советника. Правило 204A-1 Закона о советниках устанавливает требования, которые должны адресовать каждый зарегистрированный SEC советник в письменном кодексе этики. Код должен, как минимум, применяться ко всем контролируемым лицам советника и включать: (Подробнее см. Ваша программа кибербезопасности: юридические соображения .)

• Стандарты ведения бизнеса для контролируемых лиц, отражающие фидуциарные обязательства советника и контролируемого лица.
• Требование для всех контролируемых лиц соблюдать действующие федеральные законы о ценных бумагах.
• Требование о том, чтобы все лица, получающие доступ (как определено ниже), и советник рассматривали свои личные операции с ценными бумагами и холдинги в соответствии со строгим графиком.
• Требование о том, чтобы контролируемые лица незамедлительно сообщали о любых нарушениях кода главному сотруднику по соблюдению (CCO) и любым другим лицам, имеющим полномочия, как указано в кодексе.
• Требование о том, чтобы советник предоставил контролируемым лицам копию кода и получил письменные подтверждения о получении от контролируемых лиц.

«Наблюдаемые лица» советника являются его должностными лицами, директорами, партнерами (и другими лицами с аналогичным статусом или функциями) и работниками, а также любым лицом, предоставляющим советы по инвестициям от имени советника и при условии его контроля и надзора. «Лица, получающие доступ» консультанта, являются подмножеством своих контролируемых лиц, которые либо: (1) имеют доступ к непубличной информации о клиентских транзакциях или портфельных пакетах любого «отчетного фонда» * или (2), участвуют в предоставлении рекомендаций по ценным бумагам клиентам или имеют доступ к таким рекомендациям, которые являются непубличными. (Подробнее см. Ниже: Что советуют советники, оставившие свою фирму, .)

Определение лица доступа в правиле 204A-1 гласит, что: « , если предоставление инвестиционных советов является основным направлением деятельности советника, предполагается, что все директора, должностные лица и партнеры советника для лиц с ограниченными возможностями . "

Написание политик и процедур

Письменные процедуры должны следовать форматам« кто »,« что »,« когда »и« как ».

• «Кто» должен следовать процедуре?
• «Какие» шаги должны быть выполнены?
• «Когда» применима ли процедура?
• «Как» - шаги, которые необходимо выполнить?

Ниже приведен пример политики и процедуры с использованием этого формата:

Политика : перед открытием учетной записи советник требует, чтобы каждый клиент выполнял письменное консультативное соглашение с фирмой , Консультант не будет предоставлять консультационные услуги клиенту до тех пор, пока вся необходимая документация не будет завершена, не будет выполнена и не будет передана в файл.

Процедура : Операционный персонал, ответственный за открытие клиентских учетных записей, должен убедиться, что документация завершена до открытия учетной записи. Во время процесса открытия счета, если какая-либо необходимая документация отсутствует, операционный персонал будет информировать IAR, назначенный клиенту, для получения любой недостающей информации. CCO будет проводить периодические обзоры, чтобы гарантировать, что вся необходимая документация будет завершена и сохранена в файлах фирмы.

При написании политик и процедур важно, чтобы сотрудники по соблюдению сотрудничали со старшим руководством и бизнес-подразделениями фирмы. Важно не только следить за тем, чтобы процедуры соответствовали деловой практике, но полученные отзывы были ценными, и люди, занимающиеся разработкой политики и процедур, прошли долгий путь, чтобы получить признание и помощь на этапе реализации.

Годовой обзор

Второе требование в соответствии с правилом 206 (4) -7 предусматривает, что SEC-зарегистрированные инвестиционные консультанты проводят по крайней мере один раз обзор адекватности и эффективности своей политики и процедур. Такие обзоры могут проводиться ККО с помощью других сотрудников по соблюдению или внешних консультантов.

Комиссия по ценным бумагам предоставила некоторые рекомендации по принятию решения о выполнении ежегодных обзоров, отметив, что инвестиционный консультант должен, среди прочего, учитывать: (1) любые вопросы соблюдения, возникшие в течение предыдущего года, (2) любые изменения в хозяйственной деятельности советника или его аффилированных лиц и (3) любых изменениях в Законе о советниках или применимых правилах, которые могут потребовать пересмотра программы соблюдения. (Подробнее см. Ниже: SEC Audits: какие финансовые консультанты должны обратить внимание на .)

Ключевой вопрос в процессе обзора заключается в том, может ли программа соответствия выявлять нарушения своих политик и процедур и другие нормативные требования. При оценке этого элемента ККО должен принимать во внимание любые известные нарушения программы соблюдения, любые предпринятые меры по исправлению положения и адекватны ли такие действия для предотвращения будущих нарушений.

Еще одна важная часть процесса проверки соответствия - это качественное и количественное тестирование. Например, CCO может проверять личные отчеты о персонале и запросы на предварительный отбор в отношении конкретных требований, изложенных в кодексе, или проверять онлайн-публичные базы данных о политических взносах на имена сотрудников, на которые распространяется вознаграждение консультанта политики.Во всех случаях следует вести подробную документацию по тестированию, проводимую по различным элементам программы соблюдения.

Основываясь на результатах тестирования, CCO может осуществлять корректировки политики, процедур и / или внутреннего контроля фирмы, чтобы повысить их адекватность и эффективность в предотвращении, обнаружении и исправлении нарушений. Все такие корректировки должны быть задокументированы и сохранены в указанном файле.

В 2006 году SEC опубликовала руководство под названием «Консультанты по вопросам, которые следует задавать при разработке или пересмотре своих программ соответствия», чтобы помочь советникам в разработке, оценке и поддержании программы соблюдения. Среди прочего, руководство содержит список вопросов, которые следует учитывать при разработке программы соблюдения, которые связаны с нормативными требованиями инвестиционного советника в соответствии с Законом о советниках.

Советники должны хранить записи, фиксирующие их ежегодный обзор в течение пяти лет с конца финансового года, в котором проводился ежегодный обзор. В примечании, содержащемся в принятом выпуске, сотрудники SEC изложили свою точку зрения о том, что эти записи должны быть предоставлены SEC и ее сотрудникам, и они не подлежат привилегии адвоката-клиента, доктрине рабочего продукта или аналогичной защиты, независимо от того, кто их подготавливает (например, ., CCO или адвокат). Хотя в правиле 206 (4) -7 отсутствует требование о том, чтобы консультант по инвестициям сообщал результаты своего ежегодного обзора какой-либо стороне, рекомендуется, чтобы ККО предоставил свои выводы и рекомендации старшему руководству. (Подробнее см. Ниже: Действия SEC по защите от ошибок ниже 2015 года .)

Главный сотрудник по соблюдению

Согласно принятому выпуску для правила 206 (4) -7, CCO должен быть физическим лицом который компетентен и осведомлен в отношении Закона о советниках и наделен полномочиями с полной ответственностью и полномочиями по разработке соответствующих политик и процедур. В принятом выпуске далее говорится, что CCO должен иметь достаточную должность и полномочия в организации советника для обеспечения соблюдения и принуждения других к программе соблюдения.

Одним из лучших способов улучшить функцию соблюдения в фирме является улучшение знаний и навыков персонала по соблюдению, включая CCO. В этой связи профессиональное развитие имеет решающее значение, поскольку новые проблемы и новые правила являются постоянными. Существует множество конференций, круглых столов, профессиональных обозначений и учебных программ, посвященных профессиональному развитию персонала по соблюдению, а наставничество может быть бесценным инструментом. Интернет предоставляет множество информационных и юридических фирм, а консалтинговые фирмы имеют списки рассылки электронной почты, которые предоставляют ценную информацию, как правило, бесплатно.

Общие знания и навыки важны, но так же важно знание конкретной бизнес-модели вашей фирмы, персонала и клиентов. Мы называем это «местным знанием». «Местные знания развиваются благодаря взаимодействию и обучению ваших коллег.

Практический результат

В 2011 году Отдел по обеспечению соблюдения SEC выполнил свою Инициативу по программе соблюдения, чтобы сосредоточиться на инвестиционных консультантах, которые не исправили предыдущие недостатки в своих программах соблюдения, определенных во время обычных экзаменов, или которые в противном случае проигнорировали полную требования правила 206 (4) -7. С 2011 года СЕК приняла ряд консультативных фирм для обеспечения соблюдения в рамках этой инициативы и, похоже, продолжает свои поиски.

С новым годом и новыми правилами, находящимися за углом, высшее руководство должно рассмотреть вопрос о том, нужно ли выделять дополнительное время и / или ресурсы для обеспечения того, чтобы программа соответствия фирмы была надежной, а персонал по обеспечению соблюдения хорошо подготовлен. (Подробнее см. Ниже: Advisors: избегайте соблюдения SEC в соответствии с соблюдением .)

Автор : Крейг Ватанабе, старший консультант по вопросам соблюдения; Редактор : Тина Митчелл, ведущий старший консультант по вопросам соответствия, Core Compliance & Legal Services, Inc. (CCLS).

Эта статья предназначена для информационных целей и не содержит или не дает юридических или налоговых консультаций. Информация, содержащаяся здесь, не должна опираться на какие-либо конкретные факты или обстоятельства без предварительной консультации с адвокатом и / или налоговым специалистом.

* «Отчетный фонд» - это фонд, зарегистрированный в соответствии с Законом об инвестиционной компании 1940 года (например, взаимный фонд), для которого консультант либо выступает в качестве инвестиционного консультанта (или вспомогательного консультанта), либо находится в контроле (т.е. контроль, контролируемый или под общим контролем) с консультантом такого фонда или основным андеррайтером.