Когда вы нанимаете нового сотрудника, вы должны убедиться, что данное лицо имеет право на работу в Соединенных Штатах. После того, как вы сделали предложение о работе (но не раньше), новый сотрудник должен продемонстрировать право на работу в U. S., заполнив форму I-9, подтверждение приемлемости занятости. В качестве работодателя вы несете ответственность за то, чтобы эта форма из Службы гражданства и иммиграции США была завершена сотрудником и вами. Сохраните форму с помощью других записей о занятости; не подавайте его в правительство.

(Подробнее о обязанностях работодателей при найме см. 8 вещей, на которые работодатели не могут спросить вас.)

Какая форма?

Форма I-9 предназначена для получения информации от новых сотрудников, которая демонстрирует их право на юридическую работу в США. Ни один рабочий не освобождается от необходимости заполнять форму. Он состоит из трех частей:

Часть I

Для сотрудника, установление удостоверения

Эта часть формы заполняется сотрудником. Он включает в себя такие данные, как полное имя, адрес, дата рождения сотрудника, номер социального страхования (если применимо), адрес электронной почты и номер телефона (адрес электронной почты и номер телефона являются необязательными).

Эта часть также используется для подтверждения - под страхом наказания за дачу ложных показаний - что лицо имеет законные права на работу в Соединенных Штатах, потому что он или она:

• Гражданин
• Гражданин-нерезидент Соединенных Штатов
• Законный постоянный житель
• Иностранец, уполномоченный работать в США. Работодатель должен указать срок действия этого разрешения, если применимо.

Сотрудник, который является иностранцем и имеет право на работу, должен ввести регистрационный номер иностранца («A-номер», который является уникальным 7-, 8- или 9-значным номером, присвоенным иностранцу) или формой I-94 номер приёма.

Сотрудник должен подписать форму и указать ее. Ложные заявления могут привести к штрафам и / или тюремному заключению.

Некоторым сотрудникам может понадобиться помощь для заполнения их части формы. Если работник является несовершеннолетним или инвалидом или нуждается в переводе, лицо, помогающее в заполнении формы (составитель и / или переводчик), также должно указать свое имя и адрес, а затем подписать форму (также под страхом наказания за лжесвидетельство) ,

Часть II

Для работодателя, проверка документов сотрудника

Эта часть формы заполняется работодателем. В нем описываются документы, которые работодатель пересмотрел для подтверждения права на работу. Работодатель должен предпринять это действие в течение трех дней с первого дня работы. Работодатель может, но не требуется, копировать документ (документы).

Существует три списка документов, которые можно использовать. Тип используемых документов диктует часть Части II, которую должен выполнить работодатель.

Список A. Документы в этом списке устанавливают как идентификацию сотрудника и разрешение на работу. Работнику необходимо предоставить только одну из следующих форм для удовлетворения требования документа:

• U. S. (или код паспорта США)
• Карточка постоянного жителя («зеленая карта») или карточка для регистрации регистрации иностранца (технически, зеленая карта - форма I-551)
• Заграничный паспорт с временным штампом I-551
• Документ о разрешении на работу, содержащий фотографию (форма I-766)
• Для иностранного иностранца, уполномоченного на работу: иностранный паспорт и форма I-94 (или 94A), а также подтверждение статуса неиммиграционного статуса иностранца, если он не истек
• Паспорт из Федеративных Штатов Микронезии, Республика Маршалловых Островов

Список Б. В документах в этом списке указаны личность сотрудника. Если у сотрудника нет документа из списка А, он или она должны выпустить один документ из списка B плюс один документ из списка C (ниже).

• Водительские права или удостоверения личности, выданные государством (при условии, что они содержат удостоверение личности с фотографией и другую личную информацию)
• Идентификатор школы с фотографией
• Регистрационная карточка избирателя
• U. С. военная карта или черновик
• Идентификационная карточка военнослужащих
• U. Морская карта береговой охраны
• Родовой американский племенной документ
• Водительское удостоверение, выданное канадским правительственным органом

Для несовершеннолетних (моложе 18 лет), которые не могут предъявить один из документов в Списке В, альтернативные документы, которые приемлемые для подтверждения личности сотрудника включают школьную запись или отчетную карточку; клиенту, врачу или больнице; или дневной или детский сад.

Список C. Этот документ устанавливает разрешение сотрудника на работу в Соединенных Штатах. Опять же, если сотрудник не может выпустить документ из списка A, он или она должен выпустить один из списка B и один из списка C.

• номер учетной записи социального страхования (если только карта не указана: недействительна для работы, действительной только для работы с авторизацией INS, или действительной для работы только с авторизацией DHS)
• Сертификация о рождении за границей, выданная Государственным департаментом (форма FS-545)
• Сертификация отчета о рождении, выданного Государственный департамент (форма DS-1350)
• Оригинальная или заверенная копия свидетельства о рождении, выданного государством, округом, муниципальной властью или территорией США, имеющей официальную печать
• Родовой американский племенной документ
• университет S. ID-карточка (форма I-197)
• Идентификационная карточка для использования гражданина-резидента в Соединенных Штатах (форма I-179)
• Документ о разрешении на работу, выданный Департаментом национальной безопасности

Как и в дело работника, работодатели должны засвидетельствовать под страхом наказания за лжесвидетельство, что они просмотрели необходимые документы, считают, что они являются подлинными и считают, что они знают, что работник имеет право работать в США. Помимо подписания раздела сертификации, работодатель должен отметить первый день работы работника, а также другую информацию работодателя (название компании, название лица, подписавшего форму и адрес компании).

Часть III

Для Работодателя, когда Rehiring

Эта часть формы также заполняется только работодателем, но используется только в случае повторного подтверждения при переподготовке сотрудника. Если работник повторно нанимается в течение трех лет с даты первоначального I-9, работодатель может выбрать этот раздел или новый I-9.

Если необходимо заполнить эту часть, то работодатель просто перечисляет имя сотрудника (или новое имя, если у сотрудника было изменение имени) и дата повторного набора. Если предыдущее разрешение на работу истекло, но теперь оно продлено, введите информацию о документе, устанавливающем такое разрешение (название документа, номер и дата истечения срока действия разрешения на работу). Как и в случае с другими частями, работник должен подписать под страхом наказания за лжесвидетельство, что он считает, что представленный документ является подлинным и что работник имеет право работать в Соединенных Штатах.

Итог

Работодатели должны сохранить I-9 в течение более трех лет с даты найма или через год после окончания срока занятости. Время от времени федеральное правительство может проверять ваши записи о занятости. Если вы не можете произвести I-9, вы можете быть подвергнуты гражданским и / или уголовным наказаниям. Узнайте больше о I-9 из «Справочника для работодателей: Инструкции по заполнению формы I-9». Если у вас возникнут дополнительные вопросы по поводу I-9, вы можете проконсультироваться с адвокатом по вопросам трудового права.

(Владельцы бизнеса также могут быть заинтересованы в заполнении 1099 форм и заполнении формы 4562, шаг за шагом.)