«Суточные» или дневной курс представляют собой фиксированную сумму возмещения, выплачиваемой сотрудникам за ежедневное проживание, питание и случайные расходы, понесенные во время деловых поездок. Ставки устанавливаются каждый год Администрацией общих служб (GSA) для пунктов назначения в пределах континентального U. S.; не-иностранные тарифы (например, Аляска, Гавайи, Пуэрто-Рико и Гуам) устанавливаются Министерством обороны; и иностранные ставки (где бы то ни было за пределами США и его территорий) устанавливаются Государственным департаментом.

Если вы путешествуете по делам или имеете сотрудников, которые путешествуют, важно понимать суточные, которые предлагают альтернативу возмещению на основе подробных отчетов о расходах и требуют менее сложной бухгалтерской отчетности. Здесь мы отвечаем на вопросы, которые могут возникнуть о суточных, о том, как они работают, и о том, как они связаны с налогами.

Что стоит на обложке?

GSA разбивает суточные ставки на две категории:

• Питание и побочные расходы (M & IE)

• Ночлег

Питание и побочные расходы (M & IE) категории покрывают все блюда (завтрак, обед и ужин) и обслуживание в номерах; прачечная, химчистка и прессование одежды; и сборы и советы для людей, которые предоставляют услуги, такие как продовольственные серверы и багажники. Суточные тарифы на питание варьируются в зависимости от местоположения и разбиты на шесть ярусов.

В крупных городах обычно максимальный уровень суточных составляет 74 долл. США (на 2017 финансовый год); меньшие города, в которых проводятся существенные командировочные поездки, имеют суточные, которые попадают в диапазон 2-го уровня до уровня 5 (от 51 до 66 долл. США); и области, которые обычно не посещаются деловыми путешественниками, будут иметь минимальную ставку уровня в 51 доллар США.

Категория проживания охватывает номера для ночевок, такие как отели, мотели, гостиницы, курорты и апартаменты.

Отдельная ежедневная ставка устанавливается как для M & IE, так и для размещения в каждом месте.

Например, за 2017 финансовый год суточные для Атланты составляют 140 долларов США за жилье и 69 долларов США за M & IE. В Чикаго ставки на проживание варьируются от 137 до 212 долларов США, в зависимости от месяца, а сумма M & IE составляет 74 доллара США.

Почему цены на суточные варьируются по месту?

Суточные ставки основаны на стоимости жизни в районе. Ставки суточных в крупных городах, таких как Чикаго, Нью-Йорк и Лос-Анджелес, выше, чем в других районах, поскольку товары и услуги в крупных городах обычно дороже. В зависимости от спроса и предложения тарифы на проживание могут также варьироваться в зависимости от месяца. Например, самый высокий уровень суточных в Нью-Йорке совпадает с осенью, сезоном, который привлекает большинство туристов и деловых путешественников.

Ставки суточных ежегодно обновляются и вступают в силу 1 октября, в первый день финансового года федерального правительства.

Как найти дневные тарифы для определенного места?

Спросите у своего персонала или отдела по работе с персоналом конкретные тарифы или просмотрите информацию самостоятельно, посетив веб-сайт GSA, где вы можете искать по городу, штату или почтовому индексу на текущий финансовый год (с 1 октября по 30 сентября ). Если вы хотите просмотреть следующий финансовый год или любой другой год с 1997 года, выполните поиск по состоянию и выберите соответствующий год из раскрывающегося меню. Нажмите «Найти ежедневные тарифы», чтобы просмотреть результаты, которые разбиты по основным местам назначения, округу, максимальному проживанию по месяцам, а также к еде и случайным расходам (M & IE).

Если вы ищете область, которая не покрывается таблицами GSA (например, если вы ищете Гавайи, которые не входят в состав континентальной части США), появится две ссылки, которые направят вас на соответствующий веб-сайт: министерство обороны для иностранных поездок (Аляска, Гавайи, Пуэрто-Рико и Гуам) и Государственный департамент по всем иностранным направлениям.

Что делать, если мое местоположение отсутствует в таблицах GSA?

Стандартная ставка в размере 51 долл. США в день на питание и побочные расходы и стандартная ставка в размере 93 долл. США за проезд (2018 финансовый год) применяется к любому месту, которое не имеет указанной ставки в таблицах GSA. Это справедливо для всех штатов в континентальной части США.

Должен ли мой работодатель использовать ставки, установленные Администрацией общих служб?

В то время как большинство предприятий используют ставки суточных, установленные GSA, они могут использовать альтернативные методы возмещения. Например, работодатели могут использовать метод IRS с высоким низким уровнем, который устанавливает единую ставку суточных для дорогостоящих мест (например, Нью-Йорк, Чикаго и округ Колумбия) и одну единую ставку для всех других мест. Для поездок с 1 октября 2016 года или после 1 октября 2016 года курс составляет 282 доллара США (только 68 и только M & IE) для поездок в любую дорогостоящую зону и 189 долларов США (57 долларов США и IE) для поездок в любое другое место в континентальном штате США (цифры могут увеличиться 1 октября 2017 года.)

Должен ли я платить налоги на компенсацию суточных?

Выплаты за суточные не считаются заработной платой - и поэтому не облагаются налогом - при условии соблюдения определенных условий. Вы будете облагаться налогами, если выполнено одно из следующих условий:

• Оплата превышает допустимую ставку федерального суточного дохода.
• Вы не отправили отчет о расходах своему работодателю.
• В отчете о расходах не указаны дата, время, место, сумма и бизнес-цель расходов.
• Ваш работодатель просто дал вам суточные и не требовал отчета о расходах.

Если какая-либо из вышеуказанных ситуаций верна, ваша суточная сумма будет считаться заработной платой и будет облагаться налогом на удержание и начисление заработной платы. Сумма будет сообщена вашим работодателем в вашей форме W-2. Если это только то, что ваша суточная надбавка превысила допустимую ставку федерального суточного дохода, только избыточная сумма будет считаться заработной платой.

Чтобы обосновать свои поездки и связанные с этим расходы, вам потребуется вести журнал, который включает в себя дни, которые вы путешествовали для бизнеса, куда вы отправились, и бизнес-цель поездки.Примечание. Если ваше деловое путешествие длится дольше одного года в одном месте - даже если это связано с двумя или несколькими отдельными заданиями, вы не имеете права на освобождение от налогов в соответствии с правилами налогообложения суточных. Чтобы избежать неблагоприятных налоговых последствий, проконсультируйтесь с вашим налоговым консультантом, прежде чем приступать к расширенной командировке.

Может ли суточная работа использоваться в качестве альтернативы зарплаты?

Поскольку выплаты в рассрочку не облагаются налогом, некоторые люди могут задать вопрос: «Могу ли я принять более низкую зарплату с суточной суммой вместо более высокой заработной платы без суточных? «Ответ отрицательный: политика в суде не может быть создана таким образом, чтобы позволить, чтобы заработная плата была обозначена как что-то еще - в этом случае, суточные.

Итог

Выплаты за суточные обеспечивают возмещение сотрудникам, которые совершают поездки в деловых целях. Цены варьируются в зависимости от местоположения и времени года и подразделяются на две категории: проживание, питание и непредвиденные расходы. Пока ваши платежи не превышают максимальную ставку федерального суточного дохода, они не облагаются налогом; если суточные платежи превышают федеральные лимиты, любой излишек, который облагается налогом как обычный доход.

Суточные ставки могут меняться ежегодно, а налоговое законодательство по судам может быть сложным. Проконсультируйтесь с квалифицированным специалистом по налогам, если у вас есть вопросы или опасения относительно политики вашей компании. Дополнительные советы о способах оплаты расходов на сотрудника см. В разделе Стратегическое использование бизнес-кредитных карт .