Несомненно, вы слышали общую фразу: «Встреча - это место, где делаются минуты, а часы тратятся впустую. «Многие, много часов тратятся на собрания. Фактически, когда его просят назвать самую большую потерю времени на работе, 24% сотрудников обследовались в Зарплата. com перечислены собрания и конференции.

Рабочие не просто думают, что встречи - пустая трата времени. По-видимому, они также думают, что встречи высасывают из них жизнь. Это может показаться чересчур драматичным, пока вы не рассмотрите результаты опроса Clarizen / Harris. На вопрос о том, что они предпочли бы сделать, чем сидеть на встрече по статусу, почти половина (46%) ответили, что предпочли бы сделать неприятную деятельность, например:

• Перейти к DMV
• Посидеть и посмотреть краску сухой
• Провести четыре часа на работу на работу
• Провести корневой канал
• Обрезать волосы в кефаль
• Упакуйте и перейдите в Антарктиду

Кроме того, 60% респондентов также сказали, что они проводят больше времени на подготовку к собранию, чем они проводят на фактическом собрании: они проводят в среднем 4-6 часов в неделю, готовясь к встречам на высшем уровне, и они проводят 4. 5 часов в неделю на встречах по статусу.

Кроме того, 35% респондентов считают встречи со статусом пустой тратой времени и 60% многозадачности во время встреч.

Многие сотрудники уже чувствуют, что они становятся 24-часовыми рабочими, и им не нравится идея тратить время на бессмысленные встречи. Однако иногда встречаются встречи, и когда они проводятся должным образом, они могут быть продуктивными и переносимыми - если не приятными. Вот десять способов провести более продуктивные встречи.

1. Разрыв привычки

Просто потому, что вы всегда встречались каждый четверг днем, это не значит, что вам нужно продолжать путь по этому пути. Некоторые привычки нужно сломать, и некоторые политики компании необходимо переписать. Вы должны встречаться по определенной причине, а не только потому, что привыкли к этому.

2. Взвесьте свои варианты

Рассмотрите другие варианты, прежде чем планировать встречу. Вместо еженедельных встреч по статусу, возможно, вы могли бы встретить каждую вторую неделю. Подробные отчеты о состоянии должны предоставить вам достаточно информации, чтобы знать, что происходит между встречами, и вы всегда можете забрать телефон, чтобы позвонить кому-нибудь, если у вас есть вопрос. Кроме того, если вы встречаетесь для обмена информацией, подумайте о том, чтобы отправить эту информацию по электронной почте.

3. Будьте избирательны

Никогда не приглашайте участников собрания "на всякий случай. «Если нет ясных оснований для определенных людей присутствовать на вашей встрече, не приглашайте их и не просите их присутствия. Например, не заставляйте технических людей присутствовать на вашем торговом собрании на случай, если у вас возникнет проблема с работой лазерной указки.

4. Подготовка в Advance

Создание повестки дня собрания заставит вас задуматься о цели собрания и создать последовательный план.Также не забудьте заранее собрать всю информацию. Вам не нужно оставлять собрание, чтобы получить забытый предмет и т. Д. Кроме того, забронируйте номер заранее, подтвердите бронирование и проверьте номер, чтобы убедиться, что все ваши реквизиты (доска, мел для доски и т. Д.) .) находятся в обозначенном месте.

5. Распространять информацию

Если собрание предполагает обсуждение конкретных материалов, отправьте эти документы заранее, чтобы у участников было много времени перед собранием, чтобы просмотреть материал и сформулировать идеи. Просить людей принести два или три вопроса, замечания или проблемы на встречу - один из лучших способов обеспечить, чтобы участники собрания нашли время для рассмотрения обсуждаемой темы.

6. Начало и конец вовремя

Все участники остановили свои занятые рабочие дни, чтобы присутствовать на вашей встрече. Уважайте свое время, чтобы начать собрание в назначенное время. Позднее участники могут быть проинформированы о завершении встречи. Кроме того, следите за часами, чтобы вы могли закончить собрание вовремя. Кроме того, не чувствуйте, что вам нужно заполнить весь временной интервал. Если вы закончите пункты повестки дня рано, вознаградите участников, позволив им вернуться к работе.

7. Оставайтесь на курсе

Следуйте за повесткой дня, чтобы продолжить встречу, поскольку это ключ к завершению во времени. Не позволяйте посетителям вводить несвязанные темы, которые могут сорвать собрание. Кроме того, убедитесь, что участники также сосредоточены. Просите, чтобы они воздерживались от использования своих телефонов, планшетов и ноутбуков во время собрания (собрание без устройства известно как топлесс-совещание).

8. Контрольные комментарии

Если цель собрания - решить проблемы или придумать новые идеи, вам нужно будет получить мнения от группы. Однако не позволяйте тем участникам, у которых есть сильные личности, доминировать в обсуждении. Удостоверьтесь, что у каждого есть равный шанс высказать свое мнение. Также избегайте повторять некоторые моменты снова и снова. Написание вопросов или решений на доске или флипчарте позволяет избежать длительных, повторяющихся ответов.

9. Limit PowerPoint

Вы можете использовать PowerPoint для представления нескольких графиков, диаграмм или маркеров, но не иметь встречи с PowerPoint. Другими словами, не сбрасывайте всю свою информацию в PowerPoint, а затем тратите всю встречу на чтение каждого слайда.

10. Будьте честны

Если какое-то решение уже принято, не притворяйтесь, что участники были созваны вместе, чтобы высказать свое мнение или принять решение о направлении действий. Ничто не заставляет сотрудников чувствовать себя непродуктивными, чем прикладывать время и усилия, когда их вклад не имеет значения.

Итог

Иногда встречи важны, но многие сотрудники оценивают их среди самых худших обязанностей, связанных с работой. Это стоит усилий, чтобы сделать ваши встречи более целенаправленными, актуальными и эффективными.