Периодические и вечные системы инвентаризации - это два контрастных метода учета, которые предприятия используют для отслеживания количества доступных им продуктов.

Что такое периодическая инвентаризация?

Периодическая система использует случайный физический подсчет для измерения уровня инвентаря и стоимости проданных товаров (COGS). Покупки товаров регистрируются на счете покупок. Счет инвентаря и стоимость проданного товара обновляются в конце установленного периода - это может быть один раз в месяц, один раз в квартал или один раз в год. Себестоимость проданной продукции является важной метрикой учета, которая при вычитании из выручки показывает валовую прибыль компании.

Стоимость товаров, проданных в рамках системы периодических инвентаризации, рассчитывается следующим образом:

Начальный баланс запаса + стоимость покупок запасов - Стоимость завершения инвентаризации = Стоимость проданных товаров

Поскольку предприятия часто несут продукты в тысячах, выполнение физического счета может быть трудным и трудоемким. Представьте себе, что вы владеете магазином канцелярских товаров и пытаетесь подсчитать и записать каждое шариковое ручку на складе. Теперь умножьте это на цепочку поставок офиса. По этим причинам многие компании проводят физический учет только один раз в квартал или даже один раз в год. Для компаний, находящихся в периодической системе, это означает, что учетная запись инвентаря и стоимость проданных товаров не обязательно являются очень свежими или точными.

Что такое вечная инвентаризация?

В отличие от этого, вечная система постоянно отслеживает баланс запасов, при этом обновления производятся автоматически при получении или продаже продукта. Покупки и возврат немедленно регистрируются на счете инвентаря. До тех пор, пока не будет кражи или повреждения, баланс счета запасов должен быть точным. Стоимость проданного товара также постоянно обновляется, поскольку каждая продажа производится. В вечных системах инвентаризации используются цифровые технологии для отслеживания запасов в реальном времени с использованием обновлений, отправленных электронным путем в центральные базы данных.

Например, в продуктовом магазине, использующем систему вечного инвентаря, когда продукты со штрих-кодами выкачиваются и оплачиваются, система автоматически обновляет уровни запасов в базе данных.

Какая система лучше?

Периодические системы учета запасов обычно лучше подходят для малых предприятий из-за расходов на приобретение технологии и персонала для поддержки бессрочной системы. Бизнес, такой как автосалон или художественная галерея, может быть лучше приспособлен для периодической системы из-за низкого объема продаж и относительной простоты отслеживания запасов вручную. Однако отсутствие точной информации о стоимости проданных товаров или инвентарных остатков в периоды отсутствия недавнего подсчета физических запасов может помешать принятию бизнес-решений.

Предприятия с высоким объемом продаж и множеством торговых точек (например, продуктовые магазины или аптеки) нуждаются в вечных системах инвентаризации. Технологический аспект системы вечной инвентаризации имеет много преимуществ, таких как способность более легко идентифицировать ошибки, связанные с инвентаризацией. Бесконечная система может полностью отображать все транзакции на уровне отдельных единиц. В соответствии с постоянной системой менеджеры могут делать соответствующие сроки покупок с четким знанием количества товаров в разных местах. Более точное отслеживание уровней запасов также обеспечивает лучший способ мониторинга таких проблем, как кража.

Итог

В целом система вечной инвентаризации предлагает много преимуществ по сравнению с периодической системой и теперь используется всеми крупными розничными торговцами. Тем не менее, владелец малого бизнеса все равно должен учитывать, будут ли выгоды от установки постоянной системы инвентаризации перевесить дополнительные расходы.