Каждый раз, когда вы нанимаете домашнего работника, которому вы платите заработную плату в размере 1 900 долларов США или более в год, вы вводите лабиринт государственных форм и налоговых правил, которые вы должны соблюдать, чтобы избежать неприятностей с Служба внутренних доходов (IRS) - и, возможно, иммиграция США и таможенное правоприменение, если вы нанимаете кого-то, кто не может юридически работать в США

К счастью, заработная плата, выплачиваемая вашему супругу и любому ребенку в возрасте до 21 года исключены. Таким образом, денежные средства выплачиваются работнику в возрасте до 18 лет, если домашнее трудоустройство не является основным занятием этого лица. Это исключало бы, скажем, 17-летнего студента, который ставит часы в качестве няни.

Некоторые люди пытаются обойти эти законы и правила, утверждая, что домашний работник является независимым подрядчиком, а не сотрудником, но есть некоторые жесткие тесты, которые должны быть приняты для того, чтобы претендовать на получение квалификации. Один ключевой тест IRS, который обычно заканчивается тем, что работник домашнего хозяйства составляет сотрудника: «Если вы имеете право контролировать или направлять не только то, что должно быть сделано, но и то, как это сделать , то ваши работники, скорее всего, являются сотрудниками. «

Если вы неправильно классифицируете работников как независимых подрядчиков, чтобы избежать уплаты налогов, результатом может стать огромный налоговый счет и даже штрафы за неуплату налогов на заработную плату и невозможность подать соответствующие формы. Фактически, единственный способ избежать необходимых документов и налоговых счетов - нанять сотрудников через агентство, которое делает всю эту работу за вас. Не использовать агентство? Выполните следующие шаги.

Формы для заполнения и файла перед арендой

Прежде чем вы наняли кого-то, вам нужно заполнить форму подтверждения I-9, подтверждающую право на участие в работе, которая включает разделы для вас и вашего потенциального сотрудника. После того, как вы оба заполнили форму, вы должны оставить ее в файле с другой документацией по найму в случае, если у вас возникнет вопрос о законном праве вашего работника на работу в США (эту форму не нужно подавать в правительство. )

Затем вам нужно обратиться в свое государственное агентство занятости, чтобы узнать, есть ли какие-либо формы, которые должны быть поданы в момент, когда вы нанимаете кого-то. Вам также необходимо выяснить, что, если таковые имеются, государственные налоги должны быть оплачены. Отличное место для начала исследований по государственным правилам и правилам - это налоги на заработную плату. ком.

Обязательно проверьте, что у каждого потенциального сотрудника есть номер социального страхования. Если нет, они должны получить их от Администрации социального обеспечения (SSA), прежде чем они начнут работать для вас. Если они скажут вам, что их карточка социального страхования потеряна, вам нужно попросить их подать заявку на замену от SSA. Вы не хотите рисковать попасть в неприятности для найма работника, который не имеет права на работу в U.S.

Вам также следует подать заявку на идентификационный номер работодателя (EIN) из IRS. За эту услугу взимается плата, которая предоставляется через Интернет, по факсу или по почте.

Налоги, которые вы должны удерживать

. Когда вы платите своему сотруднику, вам нужно будет удержать вклад работника в налоги на социальное страхование и медицинскую страховку из своей зарплаты (если вы не решите оплатить как взносы работника, так и работодателя на эти налоги , и в этом случае вы не отказались бы от зарплаты). Правительство требует 15. 3% денежной заработной платы - 2. 9% для Medicare и 12. 4% для социального обеспечения. Одна половина - доля сотрудников, другая половина - доля работодателя. Таким образом, если вы удерживаете эти налоги от зарплаты своего сотрудника, вы должны вычесть 1,45% для Medicare и 6,2% для социального обеспечения.

Вам не требуется удерживать федеральный подоходный налог с заработной платы домашнего работника, если он или она не попросят вас сделать это. Но вам нужно будет обратиться в свою государственную службу занятости, чтобы узнать, не должны ли удерживаться налоги на доходы государства.

Еще одним налогом, который вам может потребоваться, является федеральный налог на безработицу (FUTA). Вы несете ответственность за этот налог, если вы платите более 1 000 долларов США за квартал для домашних работников. FUTA составляет 6% от заработной платы вашего сотрудника FUTA до первых 7 000 долларов США. Вы можете уменьшить федеральные налоги, если ваше государство требует от вас платить государственный налог на безработицу. Фактически вы можете получить кредит до 5 4% в зависимости от правил безработицы вашего штата.

Записи, которые вы должны хранить

По мере того, как вы платите сотрудникам, вам необходимо вести подробные записи. У вас должны быть письменные доказательства:

• Кассовые и безналичные зарплаты каждого сотрудника.

• Налоги, которые вы соглашаетесь оплачивать от имени вашего сотрудника, например, часть налога на социальное обеспечение или налог Medicare.

• Любые налоги, которые вы удерживаете для сотрудника.

• Любые налоги, которые вы платите в качестве работодателя, например, налоги на безработицу.

• Запись номера социального страхования каждого сотрудника.

Формы, которые вы делаете в конце налогового года

Пока вы сохранили точные записи, довольно легко подать налоговые формы на конец года. К 31 января следующего года (или в первый рабочий день после 31 января) вам нужно будет предоставить своим сотрудникам заполненную заявку W-2, заработной платы и налогов, которая показывает, сколько они заработали в предыдущем году и сколько было удержано для целей налогообложения. К концу февраля вы должны отправить копию этого W-2 в Администрацию социального обеспечения. Как правило, это хорошая идея представить его в то же самое время, когда вы отдаете его своему сотруднику, чтобы не забыть отправить его позже.

Когда вы подаете свои личные подоходные налоги за год, вам нужно будет включить график H, налог на занятость в домашних хозяйствах, чтобы сообщить о налогах домашних хозяйств, за которые вы обязаны. Если налоги, связанные с сотрудниками, значительно повысят налоги, которые вы должны, вы должны включить платежи по этим налогам в квартальные расчетные налоговые платежи.

Расчетные налоговые платежи подлежат погашению 15 апреля в апреле, июне и сентябре в течение налогового года и 15 января следующего года.Если срок погашения приходится на нерабочий день, расчетные налоги подлежат оплате в следующий рабочий день. Если вы не заплатите оценочные налоги, вы можете в конечном итоге выплатить проценты и штрафы в зависимости от того, сколько вы все еще должны платить налоги. Как правило, вы должны заплатить не менее 90% налогов, которые вы должны внести до 15 января следующего года. Вы не можете дождаться, пока вы подадите свои налоги до 15 апреля, чтобы сделать платежи до 90%, но вы можете избежать штрафов и процентов, если вы заплатите последние 10% к 15 апреля.

Нижняя линия

Когда вы нанимаете домашних работников, есть много правительственных документов для заполнения и несметных правил. Составьте контрольный список всех этапов и дат для подачи налоговых документов и сохраните организованные записи. Убедитесь, что вы знаете, что от вас ожидается, поэтому вы можете избежать любых проблем с IRS или другими правительственными организациями.

См. Помощь в страховании и домашнем общении с зондом и Как страховать Umbrella Insurance , чтобы узнать о дополнительном страховом покрытии, который вам может понадобиться, когда вы нанимаете домашних работников.